Eventos híbridos: preparándonos para un futuro más digital

La pandemia ha dejado un ambiente de temor en algunos frente a la participación de eventos físicos, y aunque la situación se irá superando gradualmente, tomará algún tiempo eliminar esa desconfianza del referente de muchos. Ante esta nueva realidad, los eventos híbridos surgen como la estrategia más adecuada para que las compañías B2B y B2C continúen ejecutando sus planes estratégicos de comunicación y marketing.  

Los eventos híbridos son aquellos que combinan las experiencias físicas y virtuales, en el que los participantes pueden acceder a las exposiciones, charlas, seminarios o muestras comerciales de manera presencial o en línea. Debido a que el público es mixto, la optimización de los contenidos y experiencias son fundamentales para lograr mantener el interés de los asistentes en cada escenario, generando mayores desafíos para los organizadores de eventos.  Sin embargo, más allá de las implicaciones logísticas, que con una buena elección del proveedor de servicios se superan fácilmente, los beneficios y posibilidades de desarrollar eventos híbridos son innumerables. 

Ofreciendo soluciones a todos los públicos

Sin duda, lo vivido durante los últimos meses ha dejado una visión muy fragmentada de las interacciones sociales; algunos tienen el deseo latente de retomar sus relaciones interpersonales y eventos empresariales, sin embargo, otro grupo, aún siente temor de trasladarse hacia grandes escenarios que impliquen compartir espacios con otras personas. Precisamente esta situación es la que ha inspirado el concepto “drive to fun” implementado por empresas del sector del entretenimiento, desde cinemas y teatros hasta organizadores de conciertos, generando espacios en el que las personas pueden compartir un mismo lugar bajo ciertos protocolos de bioseguridad, pero en los que la interacción física es mínima. 

Este panorama hace que, para la industria de eventos, las reuniones y congresos híbridos sean el espacio neutral más eficiente para que las empresas puedan conectar con todo tipo de públicos, ofreciendo alternativas de participación tanto físicas, a través de eventos con números de asistentes controlados y virtuales a través de plataformas especiales. 

Claves para el éxito en un evento híbrido

Como lo mencioné al inicio, los retos para desarrollar eventos híbridos son mayores, es por ello, que me gustaría compartirle algunas claves que debería incluir en la planeación y ejecución para su evento en un escenario mixto. 

• Los eventos híbridos no son sólo una cuestión de implementar herramientas técnicas; se necesita de una estrategia y concepto clave para lograr el éxito.  
• El contenido es el rey. Ya que la virtualidad trasciende las barreras de lo físico, usted podrá ofrecer contenido con invitados del más alto nivel, lo cual, hará que su evento sea mucho más atractivo. 
• Ningún participante debería ser “castigado” por no poder asistir al evento en vivo, por ello, aunque el formato sea diferente, el escenario virtual debería ofrecer experiencias tan impactantes y relevantes como si estuvieran en persona. 
• Seleccione empresas con plataformas de tecnología mejorada que garanticen el nivel de experiencia que su compañía desea ofrecer.  
• Para tener éxito en un evento híbrido a gran escala la tecnología debe ser infalible. La conexión estable y enrutadores robustos de última generación son necesarios para garantizar conexiones interrumpidas. 
• Para el escenario presencial se deberá establecer un protocolo de bioseguridad detallado, tanto para el staff como para los asistentes. 

Por último, me gustaría dejar en su mente que esta situación debería ser vista como una oportunidad para construir nuevos modelos de eventos mejorados que permitan posicionar a las marcas con mayor éxito. La realidad es que las tecnologías digitales dominarán los entornos empresariales durante y después de la pandemia, redefiniendo las culturas de trabajo y estilos de vida para dar paso a herramientas y experiencias más innovadoras. 

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